Компания устраивает тендер на заказ мерча за 150 000 ₽: специалист по торгам готовит ТЗ, собирает КП, комиссия из четырёх человек рассматривает образцы. Победитель снижает цену на 15% - заказчик экономит 22 500 ₽. А процедура обошлась ему почти в 46 500 ₽ рабочего времени. Мы посчитали экономику типичного малого тендера на сувенирную продукцию с обеих сторон - и отвечаем, начиная с какой суммы заказа торги себя оправдывают.

Малый тендер на мерч стоит заказчику около 46 500 ₽ рабочего времени специалиста и комиссии, а поставщикам суммарно ещё 12-20 тыс ₽ на участие. При среднем снижении цены 15% прямой порог окупаемости - около 310 000 ₽, а с учётом рисков дешёвого победителя - около 1 млн ₽. До 300 000 ₽ тендер гарантированно в минусе, от 1 млн ₽ - оправдан, между этими суммами - серая зона, где решение принимают расчётом.

Это не статья против тендеров: у крупных заказчиков есть регламенты, и конкурентная закупка - нормальный инструмент. Речь об экономике процедуры: она стоит заметных денег обеим сторонам, и на небольших заказах эти деньги превышают выгоду от снижения цены.

Сколько стоит заказчику провести один тендер

Один малый тендер на мерч обходится заказчику примерно в 46 500 ₽. Это не взносы и не комиссии площадок, а рабочее время: около 15 часов специалиста по торгам плюс по 2,5 часа четырёх членов комиссии. Час такого сотрудника с зарплатой, страховыми взносами и накладными расходами на рабочее место стоит компании 1700-2100 ₽.

Возьмём типичный малый тендер: ТЗ на тираж брендированной продукции, размещение, сбор и сравнение КП, приём и согласование образцов, переговоры, протокол, договор. На это у специалиста по торгам уходит около 15 рабочих часов.

Сколько стоит его час? При зарплате 200 000 ₽ в месяц добавляем страховые взносы 30% (единый тариф по п. 3 ст. 425 НК РФ) и накладные расходы на рабочее место - в крупной компании это аренда, коммуналка, инфраструктура, порядка 20 000 ₽ в месяц на человека. Итого 280 000 ₽ делим на норму рабочего времени - около 164 часов в месяц по производственному календарю - и получаем примерно 1700 ₽ в час. Пятнадцать часов - это 25 500 ₽.

Дальше комиссия. Четыре человека изучают КП, смотрят образцы, подписывают протокол - по 2,5 часа каждый. При средней зарплате члена комиссии 250 000 ₽ в месяц его час стоит компании около 2100 ₽, а десять суммарных часов - ещё 21 000 ₽. Итого: 25 500 + 21 000 = 46 500 ₽ на один малый тендер, и это только время, без стоимости площадки и юридического сопровождения.

Сколько платит поставщик - и почему это тоже ваши деньги

Участие в одном тендере стоит поставщику около 3900 ₽: 2,5 часа специалиста на расчёт и оформление КП плюс курьер, который привозит и забирает образцы. При трёх-пяти участниках рынок суммарно тратит на каждый малый тендер ещё 12-20 тыс ₽. Эти расходы не исчезают - поставщики закладывают их в цены следующих заказов.

Мы сами участвуем в тендерах на нанесение логотипа и мерч, поэтому считаем эту сторону изнутри. Наш специалист тратит на участие 2-3 часа: изучить ТЗ, посчитать тираж, оформить предложение. При полной стоимости часа около 840 ₽ (зарплата 100 000 ₽ с взносами и накладными) это примерно 2100 ₽, плюс около 1800 ₽ за курьера с образцами - итого около 3900 ₽ за одно участие.

При трёх-пяти участниках каждый из них выигрывает в среднем один тендер из трёх-пяти. Значит, расходы на проигранные участия ложатся в стоимость выигранных заказов. Когда на малый заказ приходят 3-5 участников, рынок суммарно сжигает 12-20 тыс ₽, и в конечном счёте эти деньги платит заказчик: через цены. Прямая закупка без процедуры убирает эту надбавку для обеих сторон.

Прямой порог окупаемости: около 310 000 ₽

Тендер окупается, когда экономия от снижения цены превышает издержки на процедуру. При среднем снижении цены 15% и издержках 46 500 ₽ точка безубыточности - около 310 000 ₽: 15% от этой суммы как раз покрывают стоимость торгов. Ниже порога заказчик платит за процедуру больше, чем выигрывает на цене.

Среднее снижение цены по итогам тендера на мерч - около 15% от суммы заказа: столько отдаёт победитель в борьбе за контракт. Это наблюдение из нашей практики участия в торгах, а не статистика площадок, поэтому дальше мы покажем, как вывод меняется при других допущениях.

Арифметика простая: 46 500 ₽ издержек делим на 0,15 и получаем ~310 000 ₽. Заказ на 100 000 ₽ даёт экономию 15 000 ₽ при издержках 46 500 ₽ - минус 31 500 ₽. Заказ на 300 000 ₽ - экономия 45 000 ₽, почти в ноль. И только выше 310 000 ₽ тендер начинает приносить заказчику больше, чем стоит.

Почему честный порог выше: риск-надбавка

Прямой порог 310 000 ₽ не учитывает главный риск тендера: побеждает самое дешёвое предложение, а с ним - вероятность срыва сроков, брака и перезаказа. Если заложить ожидаемые потери в 5% от суммы заказа, порог растёт до 465 000 ₽, при 7,5% - до 620 000 ₽, при 10% - до 930 000 ₽, то есть практически до 1 млн ₽.

Тендер выбирает цену, но не выбирает надёжность. Поставщик, который сильно демпинговал, чтобы победить, может сорвать сроки к дате события, привезти партию с браком нанесения или потребовать доплату за «неучтённые работы». Тогда заказчик срочно перезаказывает тираж у другого подрядчика - дороже и с потерей времени.

Риск-надбавка - это ожидаемые потери от выбора «самого дешёвого» победителя, выраженные в доле от суммы заказа. При надбавке 5% реальная выгода тендера - не 15%, а 10% от суммы, и порог окупаемости становится 465 000 ₽. При 7,5% - 620 000 ₽. При 10% - около 930 000 ₽. Мы в «Гала Граффити» сами исходили из рабочей гипотезы «тендер оправдан от 1 млн ₽» - модель её подтвердила, но с оговоркой: она верна именно при высокой цене ошибки. Если заказ некритичен по срокам и качеству, порог ниже.

Нетто-эффект по суммам заказа

При издержках 46 500 ₽ и экономии 15% заказ на 50 000 ₽ через тендер приносит заказчику минус 39 000 ₽, на 100 000 ₽ - минус 31 500 ₽, на 300 000 ₽ - почти ноль. Реальный плюс начинается от 500 000 ₽ (+28 500 ₽), а на 1 млн ₽ нетто-выгода составляет 103 500 ₽ - при этом без учёта риск-надбавки.

Сумма заказа Экономия 15% Издержки процедуры Нетто-эффект для заказчика
50 000 ₽7 500 ₽46 500 ₽-39 000 ₽
100 000 ₽15 000 ₽46 500 ₽-31 500 ₽
200 000 ₽30 000 ₽46 500 ₽-16 500 ₽
300 000 ₽45 000 ₽46 500 ₽-1 500 ₽
500 000 ₽75 000 ₽46 500 ₽+28 500 ₽
1 000 000 ₽150 000 ₽46 500 ₽+103 500 ₽

Таблица показывает только прямой эффект. Вычтите из колонки «нетто» ещё и риск-надбавку - 5-10% от суммы заказа - и плюс на 500 000 ₽ съёжится до нуля, а на 1 млн ₽ останется заметным. Именно поэтому мы говорим о трёх зонах, а не об одном пороге.

Три зоны: когда тендер в минусе, в вопросе и в плюсе

До 300 000 ₽ тендер на мерч гарантированно убыточен для заказчика: издержки процедуры больше любой возможной экономии. От 300 000 ₽ до 1 млн ₽ - серая зона, где формальный плюс съедают риски, и решение нужно считать индивидуально. От 1 000 000 ₽ тендер оправдан: экономия около 150 000 ₽ выдерживает и издержки, и риск-надбавку.

Первая зона - до ~300 000 ₽. Здесь процедура заведомо дороже выгоды, и чем меньше заказ, тем глубже минус. Разумная альтернатива - прямая закупка: запросить 2-3 КП без формальной процедуры и выбрать по совокупности цены, сроков и надёжности.

Вторая зона - от 300 000 ₽ до 1 млн ₽. Формально тендер уже в плюсе, но плюс сопоставим с ценой одной ошибки. Здесь работают индивидуальные факторы: жёсткость даты события, новизна поставщика, сложность нанесения. Честный ответ для этой зоны - «считайте», а не «проводите» или «не проводите».

Третья зона - от 1 млн ₽. Экономия 150 000 ₽ и больше покрывает издержки процедуры, риск-надбавку и оставляет заказчику ощутимый результат. Здесь конкурентная закупка делает то, для чего придумана.

Насколько хрупок этот расчёт: проверка чувствительности

Модель опирается на допущения: норма ~164 рабочих часа в месяц, страховые взносы 30%, накладные 8000-20 000 ₽ на рабочее место, снижение цены 15%. Проверка показывает: изменение накладных на 5000 ₽ в любую сторону сдвигает издержки меньше чем на 1000 ₽, а все пороги - на единицы тысяч. Вывод о трёх зонах от допущений не зависит.

Норму часов мы брали из производственного календаря: при 40-часовой неделе это около 1970 часов в год, то есть ~164 в месяц. Взносы - по единому тарифу 30% из Налогового кодекса. Накладные на рабочее место - самая мягкая величина: мы заложили 8000 ₽ на человека у поставщика в регионе и 20 000 ₽ у заказчика в крупной компании.

Даже если вы считаете накладные вдвое ниже или вдвое выше, издержки тендера меняются на пару тысяч рублей, а пороги - в пределах погрешности округления. Единственное допущение, которое реально двигает вывод, - среднее снижение цены 15%. Если на ваших закупках торг даёт только 7-8%, все пороги удваиваются. Если удаётся выторговать 20-25% - порог опускается к 230-250 тыс ₽, но серая зона и зона гарантированного минуса никуда не исчезают.

Что делать с заказом до 300 000 ₽ вместо тендера

Для заказа до 300 000 ₽ выгоднее прямая закупка: запросите КП у двух-трёх проверенных поставщиков и сравните их по полной стоимости результата - с нанесением, образцом, доставкой и документами. Если закупки регулярные, оформите рамочный договор с фиксированным прайсом - он снимает процедуру с каждого повторного заказа.

Прямая закупка - это не «без сравнения». Это сравнение без процедуры: вы отправляете одно ТЗ двум-трём поставщикам, получаете расчёты и выбираете. У большинства производственных компаний минимальный заказ начинается от 30 000 ₽ - мы подробно разбирали, почему так устроено, в статье «От какой суммы заказывают мерч: минимальный заказ 30 000 ₽».

Сравнивая КП, смотрите на итог, а не на цену за штуку в шапке: стоимость единицы сильно зависит от тиража, потому что подготовительные работы делятся на все штуки. Механику мы показывали на цифрах в статье «Почему при тираже 10 и 100 штук разная цена за единицу». А если мерч нужен регулярно - к акциям, выставкам, новогодним подаркам - рамочный договор с зафиксированными ценами и сроками убирает закупочную процедуру с каждого повторного тиража. Это отдельная большая тема, к ней мы вернёмся.

Серая зона 300 000 - 1 000 000 ₽: как принять решение

В серой зоне тендер формально в плюсе, но плюс сопоставим с ценой одного срыва. Решение зависит от четырёх вопросов: жёсткая ли дата события, новый ли это поставщик, насколько сложно нанесение и сколько участников реально придёт. Ответы на них переводят общую модель в ваш конкретный расчёт.

  1. Оцените цену ошибки. Если мерч нужен к конференции с несдвигаемой датой, срыв сроков стоит дороже самого заказа - закладывайте риск-надбавку ближе к 10% и считайте порог по ней. Если это складские запасы без даты - риск минимален, и тендер оправдан уже от 400-500 тыс ₽.
  2. Посчитайте свои издержки, а не наши. Подставьте в модель реальные зарплаты вашего специалиста и комиссии: в компании, где торгами занимается один человек за полдня, процедура дешевле 46 500 ₽, и порог снижается.
  3. Прикиньте число участников. Три-четыре поставщика - это 12-16 тыс ₽ суммарных издержек рынка, которые вернутся в ваших ценах. Если по регламенту допустимо, ограничьте конкурс тремя проверенными участниками.
  4. Проверьте, нет ли у вас уже поставщика с рамочными условиями. Повторный заказ у текущего подрядчика по зафиксированному прайсу часто дешевле тендерной цены нового - за счёт нулевых издержек процедуры и известного качества.

Если по итогам такого расчёта выгода меньше 20-30 тыс ₽, тендер - это лотерея, а не экономия: один бракованный тираж съест её целиком.

Если тендер обязателен по регламенту: как снизить издержки

Когда процедура предписана внутренним регламентом или законом о закупках, её нельзя отменить - но можно удешевить. Работают четыре меры: типовое ТЗ на повторяющиеся товары, приём образцов и КП в электронном виде, узкий круг проверенных участников и одно короткое заседание комиссии вместо серии согласований.

Мы понимаем позицию закупщика: у него регламент, и «отменить тендер» - не его полномочия. Поэтому практический вопрос другой - как провести обязательную процедуру дешевле.

Типовое ТЗ экономит самую дорогую часть - часы специалиста: для футболок, кружек, ручек и блокнотов один раз пишется шаблон с требованиями к нанесению, и дальше тендер собирается за 3-4 часа вместо 15. Электронный приём образцов (фото и видео до отправки курьером) убирает логистику у всех участников сразу. Ограничение круга до трёх проверенных поставщиков сокращает и работу комиссии, и суммарные издержки рынка. А одно заседание с заранее разосланными КП заменяет неделю согласований.

Как получить расчёт без тендерной процедуры

Если ваш заказ в зоне до 1 млн ₽, самый быстрый способ узнать честную цену - запросить прямое КП. Мы считаем тираж индивидуально: подбор изделий, нанесение логотипа, макет, образец, упаковка, доставка и документы для юрлиц и ИП. В предложении видно, из чего складывается цена.

Оставьте заявку на сайте galagraffity.ru через кнопку «Запросить КП» или напишите в наш Telegram-бот @galagraffity_bot: пришлите сумму заказа и задачу - посчитаем тираж и ответим конкретными цифрами. Полученное КП удобно сравнить с тендерной экономикой из этой статьи: если сумма до 300 000 ₽, прямой расчёт почти наверняка выгоднее процедуры.

Источники

Расчёт издержек и порогов - собственная модель «Гала Граффити» на данных, проверенных на дату публикации: зарплаты, трудозатраты и среднее снижение цены 15% - из нашей практики участия в тендерах на мерч. Подставьте свои зарплаты и процент торга - модель пересчитывается под вашу компанию за пару минут.